1. Core Haven Labs
2. Blog
3. Overdracht aan medewerker

Wanneer moet een AI-receptionist het gesprek overdragen?

10 oktober 2026 · 2 min lezen · BarbrFlow

Een klant meldt een allergie en wil tegelijk een behandeling boeken. De receptionist kan de agenda lezen, maar hoort geen medische of behandelinhoudelijke beslissing te verzinnen.

Maak uitzonderingen vooraf duidelijk

Schrijf op welke onderwerpen een medewerker moet overnemen: klachten, onduidelijke prijzen, maatwerk, veiligheidsvragen of een situatie die buiten de ingestelde regels valt. De grens hoort bij de zaak, niet bij de improvisatie van een chatbot.

Geef de klant een eerlijk antwoord: de vraag is doorgestuurd en iemand komt erop terug. Doe geen toezegging over behandeling, prijs of beschikbaarheid die nog niet bevestigd is.

Geef context mee

Een medewerker heeft meer nodig dan “klant wil hulp”. Toon het gesprek, de gevraagde dienst, de voorgestelde tijd en wat het systeem al heeft gecontroleerd. Zo hoeft de klant niet alles opnieuw uit te leggen.

Maak zichtbaar wie het gesprek nu beheert. Als een mens antwoordt, mag de AI niet tegelijk een nieuw aanbod sturen. Spreek ook af wanneer de receptionist weer kan worden aangezet.

Oefen met een echte uitzondering

Test een normale boeking, een boze klant en een onbekende dienst. Controleer of de medewerker een melding krijgt, het gesprek kan openen en zonder dubbele berichten kan doorgaan.

BarbrFlow beschrijft dat de eigenaar gesprekken kan bekijken, zelf kan antwoorden en de receptionist kan pauzeren. Controleer die overdracht tijdens de proefperiode met je eigen team.