1. Core Haven Labs
2. Blog
3. Hoe een WhatsApp-receptionist een afspraak vastlegt

Hoe een WhatsApp-receptionist een afspraak echt vastlegt

30 augustus 2026 · 4 min lezen · BarbrFlow

“Morgen na vier uur knippen” is voor een mens duidelijk en voor software een puzzel. Zo maakt BarbrFlow van die zin een bevestigde afspraak in de echte agenda van de kapper, met een aanbetaling op zijn eigen rekening.

Van een losse zin naar concrete opties

De receptionist leest het bericht in de taal waarin de klant schrijft en vertaalt het naar wat de agenda nodig heeft: welke dienst, hoe lang die duurt, welke medewerker die kan doen, en vanaf wanneer. “Na vier uur” wordt een zoekvenster; “knippen en baard” worden twee diensten achter elkaar met de juiste totale duur.

Voordat er iets wordt aangeboden, controleert BarbrFlow de dienstduur, de werktijden, de bestaande afspraken en of de juiste medewerker beschikbaar is. Pauzes, vaardigheden en bezetting zijn al verwerkt. De klant krijgt daardoor geen lijst met tijden die “misschien” passen, maar twee of drie die echt vrij zijn.

Reserveren, betalen, bevestigen

Kiest de klant een tijd, dan wordt die plek vastgezet in de agenda en krijgt de klant een betaallink voor de aanbetaling. Die loopt via het eigen Mollie- of Stripe-account van de zaak, met iDEAL: het geld komt rechtstreeks bij de kapper binnen, niet bij ons.

Pas na de betaling staat de afspraak definitief vast en krijgen klant én eigenaar een bevestiging. Wordt er niet betaald, dan komt de plek na een tijdje weer vrij, zodat een gereserveerde-maar-niet-betaalde stoel de agenda niet blokkeert.

Een afspraak is pas een afspraak als hij in de echte agenda staat én de aanbetaling binnen is.

Wat er daarna nog kan gebeuren

• Herinneringen: 24 uur en 2 uur vóór de afspraak, met datum, tijd, dienst en medewerker duidelijk bij elkaar.
• Verzetten of annuleren: de receptionist zoekt de afspraak op en past de regels toe die de zaak heeft ingesteld, bijvoorbeeld tot hoeveel uur van tevoren annuleren gratis is.
• Een vrijgekomen stoel: bij een annulering zoekt BarbrFlow in de wachtlijst naar klanten voor wie precies die dienst, medewerker en tijd passen, en stuurt een concreet aanbod. De plek wordt pas definitief gevuld na bevestiging en een nieuwe controle van de agenda.
• Groepen: drie vrienden met verschillende behandelingen in één gesprek. De receptionist stelt gerichte vervolgvragen en onthoudt wat al gezegd is.

En als de receptionist het niet weet?

Dan geeft ze het gesprek netjes aan de eigenaar over en krijgt die een seintje. De eigenaar kan elk gesprek bekijken, de receptionist pauzeren en zelf antwoorden. Zo blijft de zaak altijd de baas over wat er in haar naam wordt gezegd.

Alle feiten in dit artikel staan ook op barbrflow.com. Voor kappers en barbershops: zo werkt BarbrFlow voor jouw zaak.